Diferencia entre auditoría interna y de certificación

Cuando una organización empieza con un sistema de gestión, los tipos de auditoría se mezclan: interna, de certificación, de seguimiento, de segunda parte. Suenan parecido pero no son intercambiables — cada una la hace alguien distinto, con un propósito distinto y con consecuencias distintas. Confundirlas lleva a errores caros, como creer que la auditoría del organismo certificador sustituye a la interna, o al revés.

Auditoría interna: la que hace la propia organización

La auditoría interna, o de primera parte, la realiza la organización sobre sí misma. La exige la cláusula 9.2 de la ISO 9001 (y la equivalente en las demás normas ISO), y su propósito es verificar que el sistema funciona y detectar problemas antes de que lo haga alguien de fuera. Puede hacerla personal propio capacitado o un consultor externo contratado por la empresa, pero siempre en nombre de la organización. Es la única auditoría cuyo objetivo es ayudarte a mejorar, no juzgarte.

Auditoría de certificación y de seguimiento: las de tercera parte

• —Auditoría de certificación (tercera parte): la realiza un organismo certificador acreditado e independiente para emitir el certificado. Se hace en dos etapas —revisión documental y auditoría en sitio— y de ella depende obtener la certificación.
• —Auditoría de seguimiento o vigilancia: una vez certificada la empresa, el organismo vuelve cada año (normalmente durante el ciclo de tres años del certificado) para confirmar que el sistema sigue vivo. Si encuentra no conformidades mayores sin resolver, el certificado se puede suspender.
• —Auditoría de recertificación: al cerrar el ciclo de tres años, una auditoría completa renueva el certificado.
• —Auditoría de segunda parte: la que te hace un cliente (o tú a un proveedor) para decidir si te aprueba. No da certificado, pero puede decidir un contrato.

Por qué la interna es la que sostiene a todas

La auditoría interna no compite con la de certificación: la prepara. Una empresa que audita bien por dentro llega a la auditoría del organismo sin sorpresas, porque ya encontró y cerró sus hallazgos. La que descuida la interna se entera de sus problemas frente al auditor externo, en el peor momento. La clave está en un programa interno que cubra todo el sistema a lo largo del año y dé seguimiento a cada hallazgo hasta cerrarlo. Un Software para auditorías internas y externas mantiene ese programa calendarizado, provee los checklists por cláusula y conecta cada hallazgo con su acción, de modo que la auditoría interna cumpla su verdadera función: que la de certificación no traiga sorpresas.