Qué pide la ISO 9001 sobre el control de registros

La ISO 9001:2015 metió documentos y registros en un mismo término —"información documentada"— y con eso mucha gente dejó de distinguirlos. Pero la diferencia sigue siendo real y el control de cada uno es distinto. Un documento dice cómo se hace algo y se actualiza; un registro demuestra que algo se hizo y no se modifica. El control de los registros tiene reglas propias, y el hallazgo más común no es que falte un registro, sino que nadie sabe cuánto hay que conservarlo ni dónde encontrarlo.

Documento vs. registro

Un procedimiento, una política o un instructivo son documentos: definen la forma de trabajar, tienen versiones y se aprueban antes de usarse. Un registro de calibración, un reporte de auditoría, una minuta de revisión por la dirección o un certificado de capacitación son registros: son evidencia de que una actividad ocurrió, se generan durante la operación y, una vez creados, no se editan. Confundirlos lleva a "versionar" registros —algo que no tiene sentido— o a no controlar documentos que sí lo necesitan.

Qué exige la norma para los registros

• —Identificación y legibilidad: cada registro debe poder identificarse (qué es, de qué fecha, de qué proceso) y permanecer legible con el tiempo.
• —Almacenamiento y protección: protegidos contra pérdida, deterioro o alteración — esto aplica igual al papel que al archivo digital.
• —Recuperación: se deben poder encontrar cuando se necesitan. Un registro que existe pero nadie localiza equivale, en auditoría, a no tenerlo.
• —Tiempo de conservación: definir cuánto se guarda cada tipo de registro, según requisitos legales, del cliente y propios. Es el punto más descuidado.
• —Disposición: qué se hace al vencer el plazo — destruir, archivar históricamente — de forma controlada.

Por qué el papel y las carpetas compartidas fallan

El control de registros se cae cuando viven en carpetas de red sin criterio, correos y archiveros: nadie sabe qué se conserva, por cuánto tiempo ni quién puede acceder, y a la hora de la auditoría se pierde media mañana buscando una evidencia. Centralizar la información documentada —documentos con su versión vigente y registros con su tiempo de conservación y su acceso controlado— es exactamente lo que resuelve un Software de gestión documental para sistemas de gestión: cada registro queda identificado, protegido, recuperable en segundos y con su plazo de conservación definido, sin depender de que alguien recuerde dónde lo guardó.