Qué debe incluir un procedimiento de retiro de producto

Un cliente llama un viernes por la tarde: encontró un cuerpo extraño en un envase. La planta necesita saber en cuánto tiempo puede decir qué lote es, cuánto se produjo, a quién se le vendió y cuánto queda en el mercado. El procedimiento de retiro existe, tiene tres años y nunca se ha probado. Las siguientes seis horas se van en reconstruir con hojas de cálculo lo que el procedimiento suponía disponible en minutos.

Retiro y recuperación no son lo mismo

Conviene tener clara la distinción porque cambia la logística y los tiempos. La recuperación mueve producto que todavía está en la cadena de distribución, en almacenes o en piso de venta, antes de que llegue al consumidor. El retiro del mercado alcanza producto que ya está en manos del consumidor final y por eso implica comunicación pública y, según el caso, notificación a la autoridad sanitaria. Un procedimiento que solo contempla el primer escenario deja sin resolver el más delicado.

Qué tiene que contener el procedimiento

• —Los criterios que disparan la decisión y quién tiene la autoridad para tomarla, con suplente para fines de semana y periodos vacacionales.
• —El equipo de gestión del incidente con roles definidos: decisión, trazabilidad, logística, comunicación con clientes y contacto con la autoridad.
• —El directorio de contactos actualizado: clientes, distribuidores, transportistas, autoridad sanitaria, laboratorio y organismo certificador.
• —El método para determinar el alcance del lote afectado a partir de los registros de trazabilidad.
• —Cómo se identifica, segrega y controla físicamente el producto recuperado para que no vuelva a la cadena.
• —Los mensajes tipo para clientes, para la autoridad y para el público, redactados de antemano.
• —El destino final del producto recuperado y su evidencia de disposición.
• —La evaluación posterior al incidente y las acciones que salen de ella.

La trazabilidad es la condición previa

Ningún procedimiento de retiro funciona mejor que la trazabilidad que lo alimenta. Hacia atrás hay que poder llegar del lote de producto terminado a los lotes de cada materia prima y de cada material de empaque; hacia adelante, del lote a los clientes y cantidades embarcadas. Cuando la codificación de lote agrupa un día entero de producción, el alcance de cualquier retiro es un día entero, aunque el problema haya durado veinte minutos. Afinar el criterio de loteo es la decisión que más reduce el costo de un incidente, y se toma antes de que ocurra.

El simulacro es donde se ve si sirve

Los esquemas de inocuidad exigen probar el procedimiento con una frecuencia definida, típicamente anual como mínimo, y la prueba mide dos cosas: el porcentaje de producto localizado respecto de lo producido y el tiempo que tomó reconstruirlo. Un simulacro que cierra en cuatro horas con el 100 % conciliado demuestra un sistema que funciona. Uno que no cuadra las cantidades revela que la trazabilidad tiene un corte en alguna etapa, casi siempre en reprocesos o en devoluciones que vuelven a entrar. La prueba tiene valor solo si se hace sobre un lote real y con las cantidades cuadrando.

Los cortes de trazabilidad más comunes

El reproceso que se reincorpora sin registrar en qué lote nuevo quedó. El material de empaque que no se lotea y por tanto no se puede acotar si el problema viene de ahí. Las devoluciones que reingresan al almacén sin identificación de origen. Los graneles que se mezclan sin registro de qué lotes entraron al silo. Y el más frecuente en operaciones medianas: el embarque registrado por cliente y fecha pero no por lote, que obliga a contactar a todos los clientes de esa semana en vez de a los tres que recibieron el lote.

Después del incidente

El cierre no es haber recuperado el producto. Hay que determinar la causa, evaluar si el plan de inocuidad necesita cambios, revisar si el análisis de peligros contemplaba ese escenario y actualizar el propio procedimiento con lo que el incidente enseñó. Esa evaluación posterior es parte del requisito y es la que evita que el mismo evento se repita con otro producto.

Dónde la exigencia es mayor

Cuando se exporta, porque el mercado de destino impone sus propias reglas de notificación y plazos. En Baja California, donde las empresas agroindustriales que embarcan a Estados Unidos operan bajo los requisitos de FSMA del FDA y muchos compradores exigen además el estándar de su propio esquema, el procedimiento debe cubrir la notificación al comprador y a la autoridad del país de destino, no solo a COFEPRIS. En la Consultoría HACCP en Tijuana se construye contemplando esos dos frentes, porque el simulacro que solo prueba el mercado nacional deja fuera el escenario más costoso.