Quién autoriza que un producto se pueda embarcar

El lote está en el andén, el transportista esperando y el resultado del ensayo de laboratorio todavía no llega. El jefe de planta autoriza la salida por teléfono porque el cliente lleva dos días presionando y el histórico de ese producto nunca ha fallado. Tres días después el ensayo sale fuera de especificación y el producto ya está en el almacén del cliente. No hubo mala fe ni negligencia: hubo una liberación sin la evidencia que la norma exige, y ahora nadie puede reconstruir quién la autorizó.

La regla y su única excepción

La organización debe implementar las disposiciones planificadas, en las etapas adecuadas, para verificar que se cumplen los requisitos del producto y del servicio. Y la liberación al cliente no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente esas disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. Esa es toda la excepción, y viene con dos candados: una autoridad definida de antemano y, en su caso, la aprobación del propio cliente.

Qué debe conservarse como evidencia

• —La evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación, no solo la constancia de que se hizo una inspección.
• —La trazabilidad a las personas que autorizan la liberación: nombre o identificación individual, no el nombre de un departamento.
• —Los criterios de aceptación aplicados, definidos antes de medir y no ajustados al resultado obtenido.
• —La identificación de qué lote, orden o entrega concreta cubre esa liberación.
• —Cuando se liberó bajo concesión, el registro de la autoridad que la aprobó y de la conformidad del cliente si aplicaba.

La liberación bajo concesión y su condición implícita

Liberar antes de completar las verificaciones es admisible, pero el requisito de identificación y trazabilidad convierte esa decisión en algo con consecuencias operativas: si después el resultado sale mal, hay que poder decir exactamente qué producto salió bajo esa condición y dónde está. Sin trazabilidad de lote, la contención deja de ser quirúrgica y se vuelve total. La pregunta que debería hacerse antes de firmar una liberación anticipada no es si el producto probablemente estará bien, sino si se puede recuperar si no lo está.

En servicios el momento de liberación existe igual

En una empresa de servicios se asume que no hay liberación porque no hay embarque, y el requisito se declara no aplicable sin justificarlo. Casi siempre hay un punto equivalente: la entrega del entregable, la firma de la orden de servicio terminada, la publicación de un informe, el cierre de un ticket. Definir ese punto, sus criterios de aceptación y quién los verifica antes de que el cliente reciba es exactamente el mismo requisito con otro nombre.

Los errores que más se repiten

Firmar la liberación con un sello del área en vez de una persona identificable, que rompe la trazabilidad exigida. Liberar contra la orden de producción en lugar de contra los criterios de aceptación, que no es lo mismo. Confundir la inspección de recibo del proveedor con la liberación al cliente. Y la más costosa: no tener definido de antemano quién es la autoridad pertinente que puede aprobar una excepción, de modo que en la urgencia autoriza quien esté disponible.

Por dónde se ordena

Lo que funciona es dejar por escrito, por familia de producto, cuáles son las verificaciones que condicionan la salida, quién firma cada una y quién es la única figura que puede autorizar una liberación anticipada. En Baja California, donde la manufactura electrónica y los fabricantes de dispositivos médicos de Tijuana embarcan a clientes en Estados Unidos que auditan precisamente ese registro, la trazabilidad de la firma pesa tanto como el resultado de la prueba. En la Consultoría ISO 9001 en Tijuana se define eso desde el arranque, porque una liberación sin responsable identificado es indefendible frente a cualquier reclamo posterior.