Qué información pide un organismo antes de cotizar

Las tres cotizaciones estaban sobre la mesa y no se parecían en nada: una de cuatro días, otra de seis y otra de nueve, con precios que iban en la misma proporción. La dirección eligió la de cuatro días, que parecía la más eficiente. Dos meses después, cuando el organismo hizo la revisión formal de la solicitud y preguntó por los turnos, los sitios y el proceso de galvanizado que se hacía en un taller propio a quince kilómetros, la propuesta se reajustó a ocho días. No hubo mala fe de nadie: el formulario inicial preguntaba el número de empleados y alguien puso los de nómina directa del turno de día. Todo lo demás salió de ahí.

La revisión de la solicitud es un requisito, no un trámite comercial

La ISO/IEC 17021-1, bajo la cual se acreditan los organismos de certificación de sistemas de gestión, obliga al organismo a obtener información suficiente sobre la organización antes de aceptar el trabajo, y a revisar esa solicitud para confirmar tres cosas: que tiene la competencia y la capacidad para hacer la auditoría, que entiende el alcance que se le pide y que puede determinar correctamente el tiempo de auditoría. No es papeleo de ventas. Un organismo que cotiza sin esa información está incumpliendo su propia norma, y el ajuste llega después.

Qué información se pide y por qué cambia el precio

• —El alcance propuesto: qué actividades, productos y servicios quedan cubiertos y cuáles no. Es lo que va impreso en el certificado y lo que define qué procesos se van a auditar; un alcance mal planteado deja fuera justo lo que el cliente quería ver certificado.
• —El número efectivo de empleados, no los de nómina directa. Cuenta el personal de todos los turnos, el eventual, el subcontratado que trabaja bajo el control de la organización y el de temporada, ajustado a equivalentes de tiempo completo. De este número sale la base del cálculo de días de auditoría.
• —Los turnos y qué se hace en cada uno. Si el turno nocturno ejecuta los mismos procesos, hay que auditarlo; si solo hace vigilancia, no. La diferencia entre una cosa y la otra es un día.
• —Los sitios: direcciones, qué se hace en cada uno, cuántas personas y si son permanentes o temporales. Aquí se decide si aplica el esquema multisitio con muestreo o si cada sitio se audita completo, y ahí está la mayor variación de precio entre propuestas.
• —Los procesos contratados externamente y los que se hacen en instalaciones propias fuera del domicilio principal. No dejan de ser parte del sistema por estar afuera: cambian el alcance y el tiempo.
• —El sector de actividad, que el organismo traduce a un código de acreditación. De él depende qué auditores están calificados para hacer el trabajo y si el organismo tiene ese alcance acreditado, que es el punto donde algunas propuestas se caen.
• —La complejidad: número de procesos, grado de automatización, líneas de producto, si hay diseño y desarrollo, si hay requisitos legales o de cliente particularmente exigentes, y el idioma en que se va a auditar.
• —Los antecedentes: certificaciones vigentes o anteriores, suspensiones o retiros, si viene una transferencia de otro organismo, y si recibió consultoría y de parte de quién, porque de eso depende que el organismo pueda o no tomar el trabajo sin comprometer su imparcialidad.

Declarar de menos no abarata: solo mueve el problema

Las consecuencias de una solicitud incompleta aparecen todas tarde. La más benigna es el reajuste del tiempo y del precio cuando el organismo detecta la diferencia, normalmente en la etapa 1, con el proyecto ya en marcha y sin margen de comparar de nuevo. La segunda es un alcance que no cubre lo que el cliente pedía, y ampliarlo después es un trámite con auditoría adicional. La tercera es la peor: si en la auditoría aparece un sitio o un proceso que nunca se declaró, el organismo no puede certificar lo que no evaluó, y en casos graves la auditoría se invalida y se reprograma. Ninguna de las tres ahorra dinero.

Qué revisar del lado de la empresa antes de firmar

La propuesta también se audita, en el sentido de que hay cosas que conviene verificar antes de aceptarla. Que el organismo esté acreditado y que su acreditación cubra la norma y el sector de la empresa, cosa que se comprueba en el directorio del organismo de acreditación y no en el folleto. Que la propuesta especifique los días de auditoría en sitio, no solo el precio, y que separe etapa 1, etapa 2, vigilancias y recertificación: lo que se contrata es un ciclo de tres años, no una visita. Que quede claro qué incluye y qué no —viáticos, traslados, auditorías extraordinarias por hallazgos mayores, cargos por cambios de alcance—. Y que el organismo no ofrezca al mismo tiempo ayudar a documentar el sistema, porque eso lo inhabilita para certificarlo.

Dónde se rompe en la operación

El error se comete al llenar el primer formulario, meses antes de que aparezca el auditor: se declara la nómina directa, se omite el almacén rentado a diez minutos y se describe el alcance con una frase copiada de otra empresa. En Mérida y el resto del sureste, donde muchas operaciones combinan planta, bodega y obra en sitio, y donde los organismos suelen desplazar auditores desde el centro del país con el costo de viaje que eso implica, un dato mal declarado no solo mueve los días: mueve traslados completos. Preparar la solicitud con el alcance redactado con precisión, el personal efectivo bien contado y los sitios y procesos externos sobre la mesa es parte del trabajo inicial de la Consultoría ISO 9001 en Mérida, porque una cotización barata que nació de una solicitud incompleta siempre termina costando más.

En resumen

Antes de cotizar, el organismo está obligado a revisar la solicitud y a reunir información concreta: alcance propuesto, número efectivo de empleados con turnos y personal subcontratado, sitios y qué se hace en cada uno, procesos contratados externamente, sector de actividad, complejidad, idioma y antecedentes de certificación y consultoría. De ahí salen los días de auditoría, la competencia del equipo y lo que podrá certificarse. Declarar de menos reajusta el precio a mitad del proceso, deja fuera del certificado lo que se necesitaba o invalida la auditoría. Y del lado de la empresa, lo que se revisa antes de firmar es la acreditación, los días en sitio y el costo del ciclo completo, no el total de la primera visita.