Qué es una auditoría de seguimiento y cuándo se hace

En una empresa de servicios logísticos, la auditoría interna de marzo dejó cuatro no conformidades. Para junio, las cuatro aparecían cerradas en la hoja de seguimiento, con su causa y su acción. En la auditoría de septiembre, tres de los cuatro hallazgos se repitieron casi con las mismas palabras. Nadie había regresado a comprobar si las acciones se habían hecho; se había confiado en que el responsable marcara la casilla.

Qué es una auditoría de seguimiento

Una auditoría de seguimiento es una verificación posterior a una auditoría para confirmar que las correcciones y acciones correctivas acordadas se implementaron y fueron eficaces. No vuelve a revisar todo el alcance, sino solo los hallazgos pendientes y los procesos donde se presentaron. Puede hacerse en sitio, de forma documental o como parte de la siguiente auditoría programada, según la gravedad de lo encontrado.

Cuándo se hace

• —Después de una no conformidad mayor, cuando no puede esperarse a la siguiente auditoría para saber si se resolvió.
• —Cuando el programa de auditoría o el procedimiento lo define para todos los hallazgos de cierto tipo.
• —Cuando el plazo comprometido de una acción vence y hay que confirmar su implementación.
• —En certificación, cuando el organismo necesita verificar acciones antes de tomar la decisión de certificar o de mantener el certificado.
• —En auditorías a proveedores, cuando la aprobación quedó condicionada a corregir hallazgos.

Qué se revisa

• —Que la corrección inmediata se hizo y que el producto o registro afectado se atendió.
• —Que el análisis de causa llegó a una causa real y no se quedó en el síntoma.
• —Que la acción correctiva se implementó como se planeó, con evidencia en el proceso y no solo en un documento.
• —Que la acción fue eficaz: el problema no se volvió a presentar en el periodo revisado.
• —Que se actualizaron los riesgos, documentos o capacitaciones relacionados.

Qué dicen las normas

La ISO 19011 en 6.7 describe la realización de las actividades de seguimiento de una auditoría: el auditado informa el estado de las acciones y su eficacia puede verificarse, incluso en una auditoría posterior. La ISO 9001 en 9.2.2 pide realizar las correcciones y acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada, y en 10.2.1 revisar la eficacia de toda acción correctiva. En certificación, la ISO/IEC 17021-1 contempla auditorías especiales para dar seguimiento a no conformidades.

Errores frecuentes

• —Dar por cerrada una acción porque el responsable la marcó, sin evidencia.
• —Revisar solo que la acción se hizo y no si funcionó.
• —Dejar el seguimiento para la siguiente auditoría anual aunque el hallazgo fuera mayor.
• —Hacer el seguimiento con el mismo responsable del proceso, sin independencia.

Cómo se sostiene

El seguimiento se pierde cuando los hallazgos viven en una hoja aparte de la auditoría. Un Software para auditorías internas y externas liga cada hallazgo a su auditoría, su acción y su responsable, avisa cuando vence un plazo, pide evidencia antes de cerrarlo y permite programar la verificación de seguimiento con el auditor que lo levantó.

En resumen

Una auditoría de seguimiento confirma que las acciones derivadas de una auditoría se implementaron y fueron eficaces. Se hace cuando el hallazgo es grave, cuando vence un plazo o cuando una decisión depende de ello, y revisa la evidencia en el proceso, no solo en el registro. Sin ella, los hallazgos se cierran en papel y se repiten en la siguiente auditoría.