Qué es una ayuda visual y cómo se controla

Durante una auditoría de cliente en una planta de autopartes, el auditor comparó la instrucción de trabajo del sistema con la hoja enmicada que colgaba en la estación de apriete. La instrucción estaba en la revisión D y pedía un torque de veinticuatro newton metro. La hoja de la estación estaba en la revisión B y decía dieciocho. Nadie había retirado la versión anterior porque nadie sabía que la ayuda visual también era un documento controlado.

Qué es una ayuda visual

Una ayuda visual es un documento gráfico que se coloca en el puesto de trabajo para mostrar cómo se hace una operación o cómo se ve un producto correcto. Puede ser una hoja con fotos de la secuencia de ensamble, un ejemplo de defectos aceptables y no aceptables, un diagrama de conexiones o una tarjeta con los parámetros del equipo. Su ventaja es que el operador la consulta sin dejar el puesto y la entiende de un vistazo.

Por qué es un documento controlado

Si una ayuda visual le dice al operador cómo hacer el trabajo o cómo decidir si una pieza es buena, forma parte de la información documentada que la norma pide controlar. Que esté enmicada o pegada en la máquina no la exime. De hecho, es el documento de mayor riesgo del sistema, porque es el que realmente se usa en la operación y el que con más facilidad se queda desactualizado cuando cambia la instrucción de la que salió.

Cómo se controla

• —Identificarla con código, revisión, fecha y la instrucción o plan de control del que se deriva.
• —Aprobarla antes de colocarla, igual que cualquier otro documento del sistema.
• —Registrarla en la lista maestra con su ubicación física: línea, estación o equipo.
• —Al cambiar la instrucción de origen, revisar y actualizar la ayuda visual en el mismo cambio.
• —Retirar físicamente la versión anterior y dejar evidencia de quién la retiró y cuándo.
• —Hacerla legible, en el idioma del personal y con fotos del producto real, no de catálogo.
• —Prohibir ayudas visuales hechas a mano o agregadas por la línea sin pasar por el control.

Qué piden las normas

La ISO 9001 en 7.5.2 pide que la información documentada tenga identificación, formato adecuado y aprobación, y en 7.5.3 que esté disponible donde se necesite, que se controlen sus cambios y que se evite el uso de versiones obsoletas. La IATF 16949 en 8.5.1.2 es más directa: exige que los documentos de trabajo estandarizado se comuniquen y se entiendan, sean legibles, estén en el idioma del personal y sean accesibles en el área de trabajo. La ISO 13485 en 4.2.4 pide lo mismo para dispositivos médicos.

Errores frecuentes

• —Actualizar la instrucción de trabajo y olvidar las ayudas visuales que se derivan de ella.
• —Tener ayudas visuales sin código ni revisión, imposibles de comparar con el sistema.
• —Dejar copias viejas en estaciones que se movieron o en líneas que ya no operan.
• —Usar fotos tan genéricas que no ayudan a decidir si una pieza es buena o no.

Cómo se sostiene

El control se pierde cuando nadie sabe cuántas copias físicas hay ni dónde están. Un Software de gestión documental para sistemas de gestión liga cada ayuda visual a la instrucción de la que proviene, registra en qué estaciones está colocada y, cuando la instrucción cambia, genera la tarea de actualizar y retirar cada copia hasta confirmar que no queda ninguna versión anterior en piso.

En resumen

Una ayuda visual es un documento gráfico colocado en el puesto de trabajo, y por guiar la operación es información documentada controlada. Debe tener identificación, aprobación, ubicación registrada y un vínculo con la instrucción de origen para actualizarse cuando esta cambie. Es el documento que más se usa en piso y, por eso mismo, el que más daño hace cuando está desactualizado.