Qué es el plan de auditoría y qué incluye

En una planta de alimentos, el coordinador del sistema avisó un viernes que el martes habría auditoría interna. El auditor llegó a las nueve con su lista de verificación, pero el responsable de almacén estaba en otra planta, el de mantenimiento en vacaciones y el de compras en una junta con un proveedor. La auditoría se alargó dos días, dos procesos quedaron sin revisar y el informe terminó con un apartado de limitaciones más largo que el de hallazgos. El programa anual existía; lo que faltó fue el plan de esa auditoría.

Qué es el plan de auditoría

El plan de auditoría es el documento que describe cómo se va a realizar una auditoría concreta: qué se revisa, contra qué criterios, dónde, cuándo y quién lo hace. No hay que confundirlo con el programa de auditoría. El programa es el conjunto de auditorías de un periodo, normalmente un año, con su frecuencia y su alcance general. El plan baja una de esas auditorías al detalle de días y horas, y se le entrega al auditado antes de empezar.

Qué debe incluir

La ISO 19011, en 6.3.2.2, enumera lo que el plan debe tratar según el tamaño y la complejidad de la auditoría:

• —Objetivos de la auditoría.
• —Alcance: procesos, áreas, sitios, turnos y periodo que se revisa.
• —Criterios de auditoría y documentos de referencia, como la norma, los procedimientos y los requisitos del cliente.
• —Lugares, fechas, horario previsto y duración de cada actividad, incluidas las reuniones de apertura y de cierre.
• —Métodos de auditoría, incluido cómo se tomará la muestra de evidencia.
• —Funciones y responsabilidades de los auditores, de los guías y de los observadores.
• —Recursos necesarios, como acceso a sistemas, equipo de protección o traductores.

Qué pide la ISO 9001

La ISO 9001 pide en 9.2.2 planificar, establecer, implementar y mantener un programa de auditoría, y definir para cada auditoría sus criterios y su alcance. También pide seleccionar auditores que aseguren la objetividad y la imparcialidad del proceso, lo que en la práctica significa que el plan debe mostrar que nadie audita su propio trabajo. En auditorías de certificación, la ISO/IEC 17021-1 obliga al organismo a preparar un plan y a comunicarlo al cliente con anticipación, por eso el auditado lo recibe antes de cada visita.

Errores frecuentes

• —Usar el programa anual como si fuera el plan, sin horarios ni responsables por proceso.
• —Comunicar el plan el día anterior, o no comunicarlo, y descubrir en la auditoría que la gente no está.
• —Dejar fuera los turnos nocturnos o los sitios remotos que sí están dentro del alcance.
• —Asignar a un auditor un proceso de su propia área.
• —No dejar tiempo para la reunión de los auditores antes del cierre, y redactar los hallazgos a las prisas.

Cómo se sostiene

Cuando hay varias normas, varios sitios y un equipo de auditores internos que también tiene su trabajo diario, coordinar los planes a mano termina en choques de agenda. Un Software para auditorías internas y externas genera cada plan desde el programa anual, asigna auditores revisando su independencia, envía el plan a los auditados y conecta la agenda con la lista de verificación y los hallazgos de la misma auditoría.

En resumen

El plan de auditoría baja una auditoría del programa al detalle: objetivos, alcance, criterios, lugares, horarios, métodos y responsabilidades de cada auditor. La ISO 19011 describe su contenido y la ISO 9001 pide definir criterios, alcance e imparcialidad para cada auditoría. Comunicado a tiempo, evita que una auditoría se pierda en esperas y deja claro desde el inicio qué se va a revisar y quién debe estar.