Cómo se revisan y aprueban los documentos del sistema

Una planta de autopartes publicó un nuevo procedimiento de cambio de modelo. Lo redactó el área de calidad, lo firmó el gerente y se subió a la carpeta compartida. En piso, los supervisores siguieron haciendo el cambio como siempre, porque el procedimiento pedía un torquímetro que la línea no tenía y un orden de pasos que no correspondía a la máquina. Nadie de producción lo había revisado antes de aprobarlo.

Qué pide la ISO 9001

La ISO 9001 establece en 7.5.2 que, al crear y actualizar información documentada, la organización debe asegurarse de su identificación y descripción, su formato y medio de soporte, y su revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación. En 7.5.3 agrega que la información documentada debe estar disponible e idónea para su uso donde y cuando se necesite. La revisión y la aprobación son dos pasos distintos, con propósitos distintos.

Revisar y aprobar no es lo mismo

• —Revisar es comprobar el contenido: que el documento describe el proceso como se debe hacer, que es técnicamente correcto, que se puede cumplir con los recursos disponibles y que no contradice otros documentos.
• —Aprobar es autorizar su uso: alguien con autoridad sobre el proceso acepta que ese documento es el vigente y que se debe seguir.
• —Quien revisa debe conocer el proceso; quien aprueba debe tener autoridad sobre él. Pueden ser la misma persona en organizaciones pequeñas, pero en ambos casos el criterio es la competencia, no el puesto.

Cómo se define el flujo

El procedimiento de control de documentos debe establecer quién revisa y quién aprueba cada tipo de documento. Un manual o una política los aprueba la dirección; un procedimiento de proceso, el dueño del proceso; una instrucción de trabajo, el supervisor del área con revisión del personal que la ejecuta. Cada versión debe dejar registro de quién revisó, quién aprobó, en qué fecha y qué cambió respecto a la versión anterior.

La revisión periódica

La norma no fija una frecuencia para volver a revisar los documentos, pero muchas organizaciones la establecen, cada uno, dos o tres años, para confirmar que siguen vigentes. Además, un documento debe revisarse cuando cambia el proceso, cuando una auditoría encuentra que no se sigue o cuando una no conformidad apunta a una instrucción incorrecta. Un documento que no se ha tocado en cinco años no es necesariamente estable; puede ser que nadie lo use.

Errores frecuentes

• —Que una sola persona de calidad redacte, revise y apruebe todos los documentos.
• —Firmar la aprobación sin leer el contenido.
• —Publicar el documento antes de que termine la revisión.
• —No registrar qué cambió entre versiones, lo que impide capacitar sobre el cambio.

Cómo se sostiene

El flujo de revisión y aprobación se rompe cuando depende de imprimir, firmar y escanear. Un Software de gestión documental para sistemas de gestión permite definir el flujo por tipo de documento, enviar la versión a revisión, registrar los comentarios y la aprobación con fecha y usuario, y publicar solo la versión aprobada, retirando la anterior.

En resumen

La ISO 9001 exige que la información documentada se revise y se apruebe antes de usarse. Revisar es comprobar que el contenido es correcto y aplicable; aprobar es autorizar su uso. El flujo debe definir quién hace cada paso por tipo de documento, dejar registro de cada versión e incluir la revisión de quien conoce el proceso.