Qué es el historial de cambios de un documento

Un cliente reclamó tornillos flojos en un ensamble y pidió saber desde cuándo se aplicaba el torque que indicaba la instrucción de trabajo. La instrucción iba en la revisión 7. La tabla de cambios al pie del documento decía actualización general en las siete revisiones. Para responder hubo que buscar las versiones anteriores impresas en el archivo muerto y compararlas una por una.

Qué es el historial de cambios

El historial de cambios, también llamado control de revisiones o tabla de cambios, es el registro que acompaña a un documento controlado y describe qué se modificó en cada revisión. Permite saber, sin comparar versiones completas, cuándo cambió un parámetro, por qué y quién autorizó el cambio. Suele ir en la primera o la última página del documento, o como un registro aparte ligado a él.

Qué debe incluir cada entrada

• —Número de revisión y fecha en que entra en vigor.
• —Sección, paso o apartado que cambió.
• —Descripción concreta del cambio: qué decía antes y qué dice ahora, cuando el cambio es técnico.
• —Motivo: acción correctiva, cambio de cliente, mejora, cambio de equipo, auditoría.
• —Quién elaboró, revisó y aprobó la revisión.

Qué dicen las normas

La ISO 9001 pide en 7.5.3.2 controlar los cambios de la información documentada, y pone como ejemplo el control de versiones. La ISO 13485 es más explícita: en 4.2.4 exige que los cambios y el estado de revisión vigente de los documentos estén identificados. En ambos casos, un historial que solo dice actualización no permite demostrar qué se controló.

Errores frecuentes

• —Escribir actualización general o revisión del documento en lugar del cambio real.
• —Reiniciar la numeración cuando se cambia de formato o de sistema.
• —Borrar las entradas antiguas para que la tabla no ocupe espacio.
• —Cambiar el documento sin subir la revisión porque el cambio parecía menor.
• —No ligar el cambio a la acción correctiva o a la solicitud que lo originó.

Cómo se automatiza

Mantener el historial a mano depende de la disciplina de quien edita. Un Software de gestión documental para sistemas de gestión sube la revisión al aprobar, pide la descripción y el motivo del cambio como campos obligatorios, conserva todas las versiones anteriores y permite compararlas, de modo que la pregunta de desde cuándo se aplica un dato se responde en minutos.

En resumen

El historial de cambios explica la vida de un documento revisión por revisión: qué cambió, por qué, cuándo y quién lo aprobó. Es la evidencia de que los cambios se controlan y la herramienta que permite reconstruir qué instrucción estaba vigente en una fecha.